Jueves, 14 Diciembre 2017 13:47

Ejemplo de tablero visual en una empresa ajena al desarrollo - Parte 2

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En nuestro episodio anterior sobre un tablero visual presentamos una propuesta de tablero para un departamento no desarrollo, concretamente un concesionario.

Toda herramienta a nuestra disposición, para ser útil, debe ser usada y alimentada periódicamente, y es éste el objeto del presente artículo: presentar un modo integrado de uso del tablero, que permita el control de las operaciones al mismo tiempo que honre los principios ágiles.

Veamos cómo lo estamos implementando:

Hasta el momento contamos con un tablero que plasma los objetivos individuales y colectivos junto con un apartado de quejas. Veamos un ejemplo de cómo alimentar este tablero:

Día 1: Presentación del tablero. Uso y alimentación del mismo

Presentaremos nuestra herramienta de seguimiento y estableceremos la pauta.

Un buen método sería juntar a los miembros de cada departamento cada mañana y verificar:
¿Qué han realizado el día anterior?
¿Qué dificultades, riesgos tienen y si disponen de alguna posible solución?
¿Qué prevén hacer hoy?

Obviamente, los resultados de esta reunión, deben quedar cristalizados en el tablero. Para esto incluiremos un código de colores. Por ejemplo, el siguiente:

imagen 1

Días sucesivos (Reuniones de 5 minutos de duración):

Cada miembro puede plasmar su resultado en el tablero o designar un único alimentador a partir del resultado de la reunión.

Seguimiento de puntos de la reunión:
¿Qué han realizado el día anterior?
¿Qué dificultades, riesgos tienen y si disponen de alguna posible solución?
¿Qué prevén hacer hoy?

Ejemplo práctico

Supongamos que a mitad de año el tablero pueda tener este otro aspecto:

imagen 2
imagen 1

Todos los objetivos pueden ser calculados de forma ponderada, es decir, se hacen medias mensuales que permitan conocer si en 12 meses se conseguiría el objetivo marcado o cuánto nos desviamos del mismo.

Nota: Es posible simplificar el cuadro y evitar ponderaciones de forma que se puedan evitar especulaciones basadas en resultados mensuales.

Con el tablero alimentado cada día haz una reunión de 5 minutos de duración a primera hora de la mañana (llamada Daily Meeting). Ésta te permitirá conocer cómo avanza cada miembro del equipo (Y el resultado global de todos), las dificultades detectadas y posibles soluciones. Si es necesario pide la estimación de soluciones o camino para alcanzar el hito marcado.

Comprueba cada día el tablero, pregunta si algo no está claro o puede mejorar. Verifica la eficacia de una única reunión diaria y el resto de la jornada personal trabajando activamente y motivado. Sé abierto con ellos cuando te pregunten.

A medida que pasan los plazos de hitos junta al equipo y pregunta qué han detectado durante la etapa anterior, qué puede mejorarse, cómo llevarían a cabo dicha mejora (A esta reunión la llamamos retrospective).

Recompensa

Ya puedes ver a qué se está dedicando cada persona (Y el resultado de cada equipo), qué falta por hacer y las previsiones. He aquí los valores de Agile. Hay transparencia (Todos los avances son accesibles), inspección (establecidos los periodos de revisión y avance) y adaptación (te anticipas a una posible falta de cumplimiento, se revisa y se adaptan a la realidad).

Resumen:

Podemos aplicar numerosas técnicas de trabajo a cualquier departamento. Sin embargo, los tableros Kanban te permitirán detectar cada día el grado de avance ocupando un tiempo ínfimo y ver si hay o no una gran desviación respecto al objetivo acordado, permitiendo así la búsqueda o adaptación de soluciones. Has sido, por tanto, transparente con tus compañeros y otros departamentos. Has tenido el coraje de compartir con todos la progresión de resultados y fomentado con ellos la búsqueda de soluciones en situaciones mejorables. Has sido íntegro y fomentado la base de integridad.

Y en el próximo episodio…

Hasta el momento hemos llegado hasta aquí usando invitando a nuestros compañeros a tener opinión. Y nosotros mismos estamos intentando ser abiertos a las preguntas que nos hagan. Pero para eso, es necesario coraje, y de ese valor hablaremos en nuestro siguiente capítulo

Leer 74 veces Modificado por última vez en Lunes, 15 Enero 2018 20:42
Antonio Delgado

Me apasiona trabajar y aprender; y poner en práctica mis conocimientos y compartir mis experiencias para lograr equipos abiertos, motivados y competitivos.

Colaboro activamente con elDba en la forma, desarrollo de contenidos e innovación.

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