Martes, 09 Enero 2018 07:43

Construcción de tableros útiles con Excel

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En dos artículos anteriores de ejemplo de tablero visual (parte 1 y parte 2) presentamos una propuesta de tablero para un departamento no desarrollo, concretamente un concesionario.

Allí mencionábamos que toda herramienta de seguimiento debe ser útil

Pero... ¿Qué significa útil? Significa que debe ser una herramienta moldeable, que permita ordenación, filtros, que pueda ser adaptada a la manera de trabajar de cada uno.

Veamos cómo realizar un tablero útil con Ms. Excel

Cómo

Nuestro tablero debe tener como mínimo:

Identificación de cada persona o departamento que se desea plasmar (incluso ambos si así lo deseamos)

  • Tiempo de medición
  • Tareas u objetivos en el tiempo. Si son objetivos tener una meta. Si son tareas el tiempo estimado de realización
  • Estados, para los casos en que una tarea u objetivo pueda pasar por diferentes etapas

Hasta el momento todos los puntos identificados arriba deben formar parte de un filtro y permitir además su ordenación. A medida que se encuentran nuevos puntos aparecen por tanto filtros a implementar junto con ordenación.
¿Es suficiente para comenzar a trabajar? No. Debemos identificar las filas y columnas junto con las divisiones posibles.

Posibles mejoras:

Si a todo lo anterior tenemos la oportunidad de permitir una visualización óptima y ajustable para dispositivos móviles, publicaciones, etc. estaremos en condiciones de indicar que tenemos la herramienta perfecta.
Pero a que sería intuitivo si al pasar el cursor sobre cada tarea nos pudiera dar una descripción y/o comentarios sobre la misma, ¿Verdad?

Ejemplo práctico:

Existen múltiples herramientas que nos permitirán hacer tableros, algunas de pago, otras gratuitas, fáciles o realmente complicadas de usar. Una de las herramientas más sencillas de manejar e impuesta a nivel mundial es Ms. Excel.
Aprovechando la época en que nos encontramos, Navidad haremos un ejemplo con una empresa de venta de dulces. Ésta se compone de departamentos de ventas, repartos y nuevos productos. Podríamos añadir más departamentos si fuera necesario, pero para nuestro ejemplo es suficiente.

Supongamos que debemos hacer, por ejemplo:

  • 500 ventas de caramelos
  • 200 de mazapán
  • 1000 de turrón

Los repartidores harán al menos 50 rutas por 4 semanas y no tener demoras. Para verificar que nuestro tablero puede con departamentos y/o con personas individuales pongamos éste como objetivo personal. Más de 5 demoras al mes supone una penalización.

Los nuevos productos deben sacar un nuevo producto cada mes. Elegiremos medición semanal.

Conseguido cada objetivo tendremos un extra por cada 10% de superación. Es decir, ya tenemos los estados de cada objetivo.

Tras esto, ¿Os podéis imaginar lo que acabamos de obtener? Sí, hemos respondido a todas las preguntas de arriba y nuestro tablero será capaz de medir individualmente y a nivel departamental. Pero, ¿Además podrá emitir filtros? Claro que sí

Existen varias formas de crear un mismo tablero. En la zona de descargas pueden obtener 2 ejemplos diferentes….

En el siguiente Excel os dejo 2 ejemplos diferentes para la obtención de un mismo resultado.

Y para que saquéis el mayor partido al mismo una explicación de configuración en la hoja “Configuración” del mismo

Recompensa

A partir de este momento puedes ver el estado de cada objetivo a nivel individual y colectivo. Tienes 2 posibilidades de ver los resultados, en un único tablero o en 2 diferenciados (Uno de ellos con los objetivos). Pero lo mejor de todo es que ahora dispones de un tablero configurable. Podemos hacer mucho más, nuevas fórmulas que permitan mayor configuración, personalizar más los filtros, etc. pero no olvidemos el objetivo final, trabajar de forma intuitiva y con comodidad.

Resumen:

Debemos sentirnos cómodos con nuestro tablero. Éste nos debe permitir realizar toda la operativa necesaria para responder a cualquier pregunta. Debe ser intuitivo, no tan grande y complicado que pierda su fin principal, ver el estado actual y actuar en consecuencia.

Y en el próximo episodio…


¿Queréis ver cómo Excel nos permitirá calcular el estado de nuestro proyecto? Solo habréis de esperar unos días

Leer 44 veces Modificado por última vez en Lunes, 15 Enero 2018 20:53
Antonio Delgado

Me apasiona trabajar y aprender; y poner en práctica mis conocimientos y compartir mis experiencias para lograr equipos abiertos, motivados y competitivos.

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